Irena Bubėnaitė

vyresnioji specialistė
Telefonas: (8 315) 55 122, mob. tel. 8 693 45 059
El. paštas: irena.bubenaite@alytus.lt
Kabinetas: 115
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

PATVIRTINTA

Alytaus miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2018 m. gruodžio 31 d.

įsakymu Nr. DV-1570

 

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

 

I SKYRIUS

 PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

 

1. Vidaus administravimo skyriaus vyresnysis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

                                                                                            

II SKYRIUS

PASKIRTIS

 

2. Vyresniojo specialisto pareigybė reikalinga administruoti miesto savivaldybės dokumentų valdymą ir savivaldybės bei likviduotų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų archyvų tvarkymo funkcijai įgyvendinti.

 

III SKYRIUS

VEIKLOS SRITIS

 

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities – dokumentų valdymo  ir archyvų tvarkymo funkcijas.

 

IV SKYRIUS

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

 

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

4.1. turėti ne žemesnį nei aukštąjį koleginį išsilavinimą;

4.2. turėti ne mažesnę kaip vienerių metų archyvinio darbo patirtį;

4.3. būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Dokumentų ir archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą;

4.4. savarankiškai organizuoti ir planuoti savo veiklą;

4.5. dirbti komandoje, bendrauti, bendradarbiauti;

4.6. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir rengtis vidaus teisės aktus bei išvadas;

 4.7. mokėti dirbti „Microsoft Office" programų paketu.

 

V SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

 

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:

5.1. užtikrindamas tinkamą ir kokybišką likviduojamų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų archyvų dokumentų tvarkymo funkciją:

5.1.1. konsultuoja likviduojamų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių, įstaigų likvidatorius ir jų įgaliotus asmenis dokumentų sutvarkymo ir perdavimo į archyvą bei jų saugojimo terminų klausimais, teikia jiems tarnybinę pagalbą;

5.1.2. priima iš likviduojamų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų dokumentus toliau saugoti, tikrina jų sutvarkymą, perduotų dokumentų (bylų) apskaitos dokumentus;

5.1.3. išduoda pažymas dėl likviduojamų juridinių asmenų dokumentų priėmimo;

5.1.4. bendradarbiauja ir teikia metodinę pagalbą Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai likviduotų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų klausimais;

5.1.5. kontroliuoja ir tikrina archyve saugomų likviduotų įmonių, įstaigų  dokumentus pagal  saugojimo terminus, rengia naikinimo aktus ir organizuoja jų naikinimą;

5.1.6. išduoda ir tvirtina likviduotų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų archyvų dokumentų kopijas;

5.2. užtikrindamas Alytaus miesto savivaldybės archyvo dokumentų priėmimą, apskaitą, išsaugojimą ir išdavimą:

5.2.1. pagal kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka teikia informaciją telefonu, elektroniniu paštu, priima asmenų prašymus išduoti Alytaus miesto savivaldybės archyve saugomų administracijos, švietimo įstaigų ir likviduotų savivaldybės įmonių dokumentų kopijas;

5.2.2. išduoda ir tvirtina dokumentų, kuriais patvirtinamas tam tikras juridinis faktas, kopijas, išrašus;

5.2.3. išduoda Alytaus miesto savivaldybės archyve esančias bylas (dokumentus) laikinai naudoti, surašo dokumentų perdavimo aktus, kontroliuoja jų grąžinimą;

5.3. atlikdamas funkcijas, susijusias su savivaldybės administracijos dokumentų valdymu:

5.3.1. koordinuoja su dokumentų valdymu ir administravimu susijusią informaciją;

5.3.2. rengia savivaldybės administracijos dokumentacijos planą, registrų sąrašą, bylų apyrašų sąrašą;

5.3.3. rengia ir teikia informaciją su dokumentų valdymu ir administravimu susijusiais klausimais;

5.3.4. koordinuoja dokumentų administravimą, bylų apskaitą, organizuoja archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą;

5.3.5. prižiūri teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo ir administravimo nuostatų vykdymą;

5.3.6. konsultuoja ir teikia metodinę pagalbą savivaldybės administracijos struktūriniams padaliniams ir specialistams dokumentų tvarkymo ir archyvo bylų formavimo klausimais;

5.3.7. kaupia į valstybinio archyvų fondo sudėtį įeinančius dokumentus ir užtikrina jų tinkamą priežiūrą, apskaitą, naudojimą, parengimą bei perdavimą į Kauno valstybės archyvo Alytaus filialą, surašo dokumentų perdavimo aktus;

5.3.8. pagal suderintą grafiką, remiantis nuolat, ilgai ir trumpai saugomų bylų (dokumentų) perdavimo aktais, tikrina ir priima iš savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių ir specialistų dokumentus saugoti ir naudoti į savivaldybės archyvą;

5.3.9. rengia savivaldybės administracijos struktūriniams padaliniams  dokumentacijos plano projektus;

5.3.10. atrenka savivaldybės archyve saugomų dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs ir  neturinčių išliekamosios vertės, bylas naikinti, rengia naikinimo aktus, organizuoja  dokumentų naikinimą;

5.3.11. atrenka bylas, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, ir sudaro jų sąrašus;

5.3.12. nustatyta tvarka gauna iš savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių dokumentus ir informaciją, reikalingą jo funkcijoms atlikti;

5.3.13. rengia savivaldybės archyvo darbo ataskaitą ir nustatyta tvarka atsiskaito Kauno valstybės archyvo Alytaus filialui  ir Alytaus miesto savivaldybės administracijos direktoriui;

5.3.14. kontroliuoja ir  prižiūri  saugomų dokumentų fizinę būklę, esant būtinumui organizuoja jų atkūrimą;

5.3.15. esant reikalui surašo bylų dingimo aktus;

5.3.16. dalyvauja savivaldybės archyvo ir likviduotų įmonių archyvo  archyvinių dokumentų inventorizacijose;

5.4. užtikrindamas savivaldybės administracijos dokumentų valdymo priežiūrą vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys":

5.4.1. aktyvuoja ir deaktyvuoja bylas;

5.4.2. priskiria bylas dokumentų registrams;

5.4.3. priskiria bylas naudotojams, skaitytojams, registratoriams;

5.4.4.  išduoda ir tvirtina dokumentų kopijas;

5.4.5. kuria dokumentų archyvavimo taisykles ir  sudaro archyvines bylas;

5.4.6. kuria dokumentų šalinimo taisykles, paruošia bylas  šalinimui ir jas šalina;

5.4.7. registruoja savo veiklos dokumentus į bendruosius ir kitus registrus;

5.5. konsultuoja ir teikia metodinę pagalbą Alytaus miesto savivaldybės reguliavimo sferoje esančioms įstaigoms ir įmonėms  dokumentų tvarkymo ir apskaitos klausimais;

5.6. derina  Alytaus miesto savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įstaigų ir įmonių dokumentacijos planus, dokumentų registrų sąrašus, bylų apyrašus ir dokumentų naikinimo  aktus;

5.7. dalyvauja rengiant vidaus teisės aktus dokumentų valdymo klausimais;        

5.8. pagal kompetenciją atlieka kitus skyriaus vedėjo pavedimus.    

 

VI SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

 

6. Vyresnysis specialistas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.