Edita Butkevičienė

vyresnioji specialistė
Telefonas: (8 315) 55 133
El. paštas: alytus@alytus.lt
Kabinetas: priimamasis
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

PATVIRTINTA

Alytaus miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2018 m. gruodžio 31 d.

įsakymu Nr. DV-1570

 

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

 

I SKYRIUS

PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

 

II SKYRIUS

PASKIRTIS

 

2. Vyresniojo specialisto pareigybė reikalinga tvarkyti savivaldybės gaunamus dokumentus bei likviduotų įmonių archyvų tvarkymo funkcijai įgyvendinti.

 

III SKYRIUS

VEIKLOS SRITIS

 

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities vidaus administravimo funkcijas ir valstybinę (perduotą savivaldybei) likviduotų įmonių archyvo tvarkymo funkciją.

 

IV SKYRIUS

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM

VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

 

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

4.1. Turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą.

4.2. Turėti ne mažesnę kaip vienerių metų viešojo administravimo patirtį.

4.3. Būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą.

4.4. Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir jos pagrindu teikti pasiūlymus (vertinimus) ir išvadas.

4.5. Mokėti dirbti kompiuterio  „Microsoft Office" programų paketais.

4.6. Atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Slaptai".

 

V SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

 

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:

5.1. Siekdamas užtikrinti tinkamą ir kokybišką gaunamų (rašytine, įskaitant elektronine, grafine, garsine ar vaizdine forma) dokumentų savivaldybėje tvarkymą:

5.1.1. peržiūri gautą korespondenciją, atsako bei atlieka pirminį jos tvarkymą;

5.1.2. gautą korespondenciją registruoja, pateikia pagal paskirtį ir su mero arba administracijos direktoriaus ar jų įgaliotų asmenų rezoliucijomis atiduoda ją vykdytojams;

5.1.3. formuoja gaunamų priimamajame asmenų prašymų, skundų ir pranešimų bylas;

5.1.4. Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys" registruoja gaunamus dokumentus ir saugo juos elektroniniu pavidalu;

5.1.5. rengia veiklos analizes bei ataskaitas;

5.1.6. analizuoja gautų prašymų ir skundų nagrinėjimo turinį, rengia išvadas ir ataskaitas;

5.1.7. rengia pasiūlymus, kaip geriau nagrinėti sudėtingus, dažnai gaunamus prašymus ir skundus.

5.2. Į vieno langelio informacinę  sistemą VLIS „Avilys" įveda naujai besikreipiančių asmenų duomenis (pavadinimą, įstaigos kodą ir kitus duomenis ryšiui palaikyti) ir atsako už jų teisingumą.

5.3. Siekdamas užtikrinti tinkamą ir kokybišką likviduotų Alytaus miesto įmonių archyvinių dokumentų tvarkymą, teikia administracines paslaugas:

5.3.1. nustatytąja tvarka tvirtina ir registruoja išduodamų iš likviduotų įmonių archyvų dokumentų nuorašus ir kopijas;

5.3.2. vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys" registruoja atsakymus į asmenų ar jų įgaliotų atstovų prašymus išduoti dokumentų kopijas iš likviduotų įmonių archyvo, siunčiamuosius dokumentus dėl likviduojamų įmonių dokumentų perdavimo ir kitų faktų nustatymo patvirtinimo;

5.3.3. organizuoja ir užtikrina likviduotų įmonių  dokumentų pristatymą pareiškėjams;

5.3.4. dalyvauja likviduotų įmonių archyvinių dokumentų inventorizacijose;

5.3.5. archyvuoja likviduojamų įmonių asmenų pateiktus prašymus dėl dokumentų perdavimo tolimesniam saugojimui į Alytaus miesto savivaldybės archyvą ir pažymas patvirtinančias dokumentų perdavimą;

5.3.6. padeda ir konsultuoja savivaldybės tarnautojus ir darbuotojus, vykdančius likviduojamų įmonių archyvo administravimo funkcijas, dirbti su Vieno langelio informacine sistema VLIS „Avilys".

5.4. Administruoja savivaldybės elektroninio pašto dėžutę info@alytus.lt ir atsako už joje gautų dokumentų registravimą Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys".

5.5. Analizuoja ir rengia savivaldybės administracijos vykdomų užduočių ataskaitas.

5.6. Registruoja sutartis Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys".

5.7. Teikia konsultacijas kitų padalinių valstybės tarnautojams ir darbuotojams savo kompetencijos klausimais. Pagal savo kompetenciją bendrauja ir bendradarbiauja su kitomis institucijomis.

5.8. Nustatytąja tvarka tvirtina savivaldybės gaunamųjų dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus.

5.9. Nustatytąja tvarka tvirtina ir registruoja išduodamų archyvinių dokumentų nuorašus ir išrašus.

5.10. Dalyvauja rengiant vidaus teisės aktus skyriaus kompetencijos klausimais.

5.11. Tvarko savo veiklos dokumentus ir sudaro jų bylas.

5.12. pavaduoja atostogų, tarnybinių komandiruočių ir kitais nebuvimo darbe atvejais vyresnįjį specialistą atsakingą už siunčiamų ir vidaus dokumentų tvarkymą;

5.13. Vykdo kitas Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais nustatytas funkcijas, vedėjo pavedimus pagal savo kompetenciją.

 

VI SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

 

6. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.